E-Arşiv Fatura Nedir, Nasıl Kesilir?
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (son tüketicilere) düzenlenen elektronik faturadır. E-arşiv faturanın ne olduğunu, nasıl kesildiğini ve e-ticaret operasyonuna nasıl bağlandığını açıklıyoruz.
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (genellikle son tüketicilere veya kayıtsız işletmelere) düzenlenen elektronik faturadır. E-fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir; fark, alıcının GİB e-fatura sistemine kayıtlı olmamasıdır. E-ticarette satışların büyük bölümü son tüketicilere yapıldığı için pratikte en sık kesilen belge e-arşiv faturadır.
Bu rehberde e-arşiv faturanın ne olduğunu, e-faturadan farkını, nasıl kesildiğini ve e-ticaret operasyonunuza nasıl bağlandığını adım adım açıklıyoruz.
E-arşiv fatura nedir?
E-arşiv fatura, GİB e-Arşiv uygulaması kapsamında düzenlenen, elektronik ortamda oluşturulup saklanan bir faturadır. E-fatura sisteminin temel farkı şudur: e-fatura yalnızca sisteme kayıtlı kullanıcılar arasında iletilirken, e-arşiv fatura sisteme kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenebilir. Alıcıya elektronik (e-posta) ya da kâğıt çıktı olarak iletilebilir; ancak belge yasal olarak elektronik formda oluşturulur ve arşivlenir.
Hangi belge ne zaman?
Alıcı GİB e-fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse e-fatura, kayıtlı değilse (son tüketici / kayıtsız) e-arşiv fatura düzenlenir. Hangi belgenin gerekli olduğunu alıcının kaydına göre belirlersiniz.
E-arşiv fatura ile e-fatura arasındaki fark
İki belge de elektroniktir ve aynı hukuki sonucu doğurur. Temel fark alıcının kim olduğu ve belgenin nasıl iletildiğidir.
| Özellik | E-fatura | E-arşiv fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | Kayıtlı mükellef | Kayıtsız / son tüketici |
| İletim | GİB e-fatura altyapısı | E-posta veya kâğıt çıktı |
| E-ticarette sıklık | Daha az | Çok yüksek |
| Hukuki geçerlilik | Var | Var |
| Elektronik saklama | Zorunlu | Zorunlu |
İki belge türünün ayrımını derinlemesine ele aldığımız E-Fatura ve E-Arşiv Farkı Nedir? yazısını da inceleyebilirsiniz.
E-arşiv fatura nasıl kesilir?
E-arşiv fatura, GİB portalı ya da GİB onaylı bir özel entegratör/muhasebe yazılımı üzerinden kesilir. Genel akış şöyledir:
- Mükellefiyet ve hesap: E-arşiv kapsamına dahilseniz GİB portalına veya bir özel entegratöre kaydolursunuz.
- Fatura bilgilerinin girilmesi: Alıcı bilgileri, ürün/hizmet, tutar ve KDV bilgileri girilir.
- Belgenin oluşturulması: Standart formatta e-arşiv fatura belgesi oluşturulur.
- Onay / imza: Belge mali mühür veya yetkili imza ile yasal olarak onaylanır.
- İletim ve raporlama: Belge alıcıya iletilir ve GİB'e raporlanır; elektronik olarak arşivlenir.
Yasal imza otomatik değildir
GİB e-Arşiv tarafında belgenin yasal geçerlilik kazanması için imza/onay adımı gereklidir ve bu adım kendiliğinden tamamlanmaz. Pratikte belgeler taslak olarak oluşturulur, imza kuyruğuna alınır ve genellikle toplu olarak onaylanır.
E-ticarette e-arşiv süreci neden zorlayıcı?
Birden fazla pazaryerinde satış yapan bir işletmede her sipariş için ayrı ayrı e-arşiv fatura hazırlamak ciddi bir operasyon yüküdür. Tipik zorluklar:
- Her kanalın siparişini ayrı panelden alıp fatura bilgilerine dökme.
- Yüksek hacimde manuel veri girişinden kaynaklanan hata riski.
- Fatura ile sipariş kaydının ilişkilendirilmemesi, mutabakat zorluğu.
- Onay/imza adımının dağınık ve takipsiz yürütülmesi.
Stokzone ile e-arşiv süreci nasıl işler?
Stokzone, e-arşiv ve e-fatura süreçlerini provider-agnostik bir entegrasyon katmanı olarak ele alır; belirli bir sağlayıcıya kilitlenmez, kullandığınız muhasebe/e-belge sağlayıcısını bağlayabilirsiniz.
Muhasebe entegrasyonunuzu bağlayıp etkinleştirdiğinizde, sipariş akışınıza bir e-Arşiv/e-Fatura adımı eklenir; süreç tamamen sizin kontrolünüzdedir. Akış olay-tabanlı (event-driven) çalışır: ilgili sipariş olayında belge taslağı oluşturulur ve sürecinize aktarılır.
Süreç nasıl işler?
Entegrasyonu bağlayıp etkinleştirdiğinizde fatura adımı sipariş akışınıza eklenir ve süreç olay-tabanlı ilerler. GİB e-Arşiv tarafında yasal imza ayrı bir adımdır: belgeler taslak olarak oluşturulup imza kuyruğuna alınır ve (çoğunlukla toplu) onaylanır.
Bu yetenekleri E-Fatura özelliği sayfasında inceleyebilir, kurulum için E-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır? yazısına göz atabilirsiniz.
Özet
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (son tüketicilere) düzenlenen elektronik faturadır ve e-ticarette en sık kesilen belge türüdür. GİB portalı veya bir özel entegratör üzerinden oluşturulur; yasal geçerlilik için imza/onay adımı gerekir ve bu adım otomatik değildir. Stokzone'da fatura katmanı provider-agnostiktir; bağlayıp etkinleştirdiğinizde sipariş akışınıza taslak oluşturma ve imza kuyruğu adımı eklenir.
Frequently Asked Questions
- E-arşiv fatura nedir?
- E-arşiv fatura, GİB e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (genellikle son tüketicilere veya kayıtsız işletmelere) düzenlenen elektronik faturadır. E-fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir; fark, alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olmamasıdır. E-ticarette en sık kesilen belge türüdür.
- E-arşiv fatura ile e-fatura arasındaki fark nedir?
- İkisi de elektronik faturadır ve aynı hukuki sonucu doğurur. Fark alıcının kim olduğudur: alıcı GİB e-fatura sistemine kayıtlı mükellefse e-fatura, kayıtlı değilse e-arşiv fatura düzenlenir. E-fatura GİB altyapısı üzerinden iletilirken, e-arşiv fatura e-posta veya kâğıt çıktı olarak iletilebilir.
- E-arşiv fatura nasıl kesilir?
- E-arşiv fatura GİB portalı ya da GİB onaylı bir özel entegratör/muhasebe yazılımı üzerinden kesilir. Alıcı, ürün, tutar ve KDV bilgileri girilir, belge standart formatta oluşturulur, mali mühür/yetkili imza ile onaylanır ve alıcıya iletilerek GİB'e raporlanır. Yasal imza adımı kendiliğinden tamamlanmaz.
- Stokzone e-arşiv faturayı otomatik mi keser?
- Stokzone'da muhasebe/e-fatura entegrasyonu provider-agnostik bir katmandır. Bağlayıp etkinleştirdiğinizde sipariş akışınıza bir e-Arşiv/e-Fatura adımı eklenir; süreç tamamen sizin kontrolünüzdedir. GİB e-Arşiv tarafında yasal imza ayrı bir adım olduğu için belgeler taslak olarak oluşturulup imza kuyruğuna alınır ve genellikle toplu olarak onaylanır.
- Hangi durumda e-arşiv, hangi durumda e-fatura kesilir?
- Alıcının GİB e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığına bakılır. Alıcı kayıtlı bir mükellefse e-fatura, kayıtlı değilse (son tüketici veya kayıtsız işletme) e-arşiv fatura düzenlenir. E-ticarette satışların çoğu son tüketiciye yapıldığından genellikle e-arşiv fatura kesilir.
Related Articles
E-Fatura Nedir? E-Ticarette E-Fatura Rehberi
E-fatura, kâğıt faturanın yasal olarak geçerli elektronik karşılığıdır ve GİB sistemleri üzerinden kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenir. E-ticarette e-faturanın ne olduğunu, kimlerin kullandığını ve operasyona nasıl bağlandığını açıklıyoruz.
E-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır?
E-fatura entegrasyonu, e-ticaret operasyonunuzu muhasebe/e-belge sağlayıcınıza bağlayarak fatura sürecini sipariş akışına ekler. Entegrasyonun adım adım nasıl kurulduğunu, nelere dikkat edilmesi gerektiğini açıklıyoruz.
E-Fatura ve E-Arşiv Farkı Nedir?
E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki temel fark alıcının kim olduğudur: e-fatura kayıtlı mükellefler arasında, e-arşiv ise kayıtlı olmayan alıcılara (son tüketicilere) düzenlenir. Aradaki farkı tüm yönleriyle açıklıyoruz.