GİB e-Arşiv Entegrasyonu Nasıl Yapılır?
GİB e-Arşiv entegrasyonu nedir, e-ticaret operasyonunuza nasıl bağlanır ve yasal SMS imzası neden manuel atılır? Stokzone'un dürüst taslak + imza kuyruğu modelini adım adım açıklıyoruz.
GİB e-Arşiv entegrasyonu, e-ticaret siparişleriniz için e-Arşiv fatura sürecini Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) altyapısına bağlayan otomasyon katmanıdır. Amaç, her sipariş için fatura bilgilerini elle tekrar tekrar girmek yerine, sipariş verisinden fatura taslağını otomatik hazırlamak ve onay/imza adımını düzenli bir kuyrukta toplamaktır.
Bu rehberde e-Arşiv'in ne olduğunu, e-Fatura'dan farkını, Stokzone'un fatura akışını operasyona nasıl bağladığını ve yasal SMS imzasının neden hâlâ manuel bir adım olduğunu dürüstçe açıklıyoruz.
GİB e-Arşiv nedir?
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (genellikle nihai tüketicilere) elektronik ortamda düzenlenen ve GİB'e raporlanan faturadır. E-ticarette müşterilerin büyük çoğunluğu bireysel tüketici olduğundan, pazaryeri ve web sitesi satışlarında en sık kesilen belge türü e-Arşiv faturadır.
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki temel ayrım alıcının statüsüdür:
| Kriter | e-Fatura | e-Arşiv |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura mükellefi (kayıtlı) | Mükellef olmayan / nihai tüketici |
| Tipik kullanım | B2B satışlar | B2C / pazaryeri satışları |
| İletim | GİB üzerinden alıcıya | E-posta/portal + GİB raporlama |
| E-ticarette sıklık | Düşük | Yüksek |
Önemli ayrım
Stokzone tam bir muhasebe veya ERP programı değildir. Faturayı GİB'e ileten ve resmi belge üreten taraf, kullandığınız e-Arşiv/e-Fatura servisi (entegratör veya GİB portalı) ya da ön muhasebe yazılımınızdır. Stokzone bu servise sipariş verisini bağlar ve fatura taslağını hazırlar.
Entegrasyon ne işe yarar?
Pazaryerlerinde günde onlarca, yüzlerce sipariş alındığında her biri için fatura bilgisini elle girmek hem yavaştır hem de hataya açıktır. GİB e-Arşiv entegrasyonu bu yükü azaltır:
- Sipariş verisinden taslak: Müşteri, ürün, tutar ve KDV bilgileri siparişten otomatik alınır; fatura taslağı hazır gelir.
- Tekrarlı veri girişi yok: Aynı bilgiyi pazaryeri panelinde ve fatura programında ayrı ayrı yazmak zorunda kalmazsınız.
- Merkezî takip: Hangi siparişin faturasının hazır, imzada veya kesilmiş olduğunu tek ekrandan görürsünüz.
- Tutarlılık: Sipariş ile fatura arasındaki tutar/kalem eşleşmesi otomatikleşir, kopyala-yapıştır hataları azalır.
Stokzone'da e-Arşiv akışı: taslak + imza kuyruğu
Stokzone'un e-Arşiv yaklaşımı bilinçli olarak dürüsttür. Sistem fatura taslağını otomatik hazırlar, ancak yasal imza adımını sizin yerinize otomatik atmaz. Akış şöyle işler:
- Bağlantı ve etkinleştirme: e-Arşiv/ön muhasebe servisinizi tanımlar ve fatura bağlayıcısını etkinleştirirsiniz.
- Taslak oluşturma: Sipariş geldiğinde (olay tetikli) fatura taslağı sipariş verisinden hazırlanır.
- İmza kuyruğu: Hazır taslaklar, onay ve imza bekleyen düzenli bir kuyrukta toplanır.
- Manuel imza: Yasal e-imza/SMS onayı, yetkili kişi tarafından elle tamamlanır.
- Kesim ve raporlama: İmzalanan fatura, bağlı servis üzerinden kesilir ve GİB'e raporlanır.
Yasal SMS imzası neden otomatik atılmaz?
GİB e-Arşiv sürecinde mali mühür / e-imza yerine SMS tabanlı imza kullanılan senaryolarda, doğrulama kodu yetkili kişinin telefonuna gelir ve bizzat onun onayını gerektirir. Bu, mevzuat ve güvenlik gereği kişiye bağlı bir adımdır; bir yazılımın sizin adınıza otomatik SMS imzası atması doğru ve dürüst bir vaat olmaz. Bu nedenle Stokzone taslağı otomatik hazırlar, imzayı ise size bırakır.
Kısacası Stokzone, fatura sürecinin veri hazırlama ve organizasyon kısmını otomatikleştirir; yasal sorumluluk taşıyan imza adımını ise insan onayında tutar. Böylece fatura işinin tekrarlı kısmı hızlanırken yasal onay sizin kontrolünüzde kalır.
Olay tetikli çalışma: doğru zamanlı tetikleme
Fatura bağlayıcısı olay tetikli (event-driven) çalışır: ilgili sipariş olayı gerçekleştiğinde taslak üretimi tetiklenir. Bağlayıcıyı siz servisinizi bağlayıp etkinleştirdiğinizde devreye girer; böylece süreç tamamen sizin kontrolünüzde başlar.
İpucu
Bağlayıcıyı önce düşük hacimli birkaç siparişle test ederek taslakların doğru oluştuğunu (kalem, KDV, tutar) teyit edin. Akıştan emin olduktan sonra tam operasyona açın.
Kurulum adımları
Stokzone'da GİB e-Arşiv entegrasyonunu devreye almak için izlenen genel adımlar:
- Entegrasyonlar bölümünden e-Arşiv/ön muhasebe servisinizi seçin.
- Servisinizin gerektirdiği kimlik bilgilerini (kullanıcı/API anahtarı vb.) tanımlayın.
- Bağlantıyı test edin ve fatura bağlayıcısını etkinleştirin.
- Birkaç sipariş üzerinde taslak oluşumunu doğrulayın.
- İmza kuyruğundaki taslakları onaylayıp servis üzerinden kesin.
Sağlayıcı durumu ve hangi servislerin desteklendiğine dair güncel bilgi için GİB e-Arşiv entegrasyonu sayfasını inceleyebilir; e-fatura yeteneklerinin tamamını e-fatura özellikleri sayfasında görebilirsiniz.
Sağlayıcı kapsamı
Bağlayabileceğiniz fatura sağlayıcıları şunlardır:
- Ön muhasebe / e-fatura çözümleri: Paraşüt, GİB e-Arşiv, BizimHesap, KolayBi, QNB eSolutions ve DİA canlı olarak bağlanıp etkinleştirilebilir.
- Pazaryeri e-fatura servisleri: Trendyol e-Faturam ve Hepsiburada E-Faturam canlı olarak bağlanıp etkinleştirilebilir.
Not
Kullanmak istediğiniz servisi entegrasyonlar bölümünden seçip kimlik bilgilerinizi tanımlayarak bağlayabilirsiniz.
Özet
GİB e-Arşiv entegrasyonu, pazaryeri ve web sitesi siparişlerinizin fatura sürecini düzenli hale getirir. Stokzone bu süreçte fatura taslağını otomatik hazırlar ve onay bekleyen taslakları imza kuyruğunda toplar; yasal SMS/e-imza adımını ise mevzuat ve güvenlik gereği size bırakır. Bağlayıcıyı siz etkinleştirdiğinizde devreye girer ve olay tetikli çalışır. Böylece fatura işinin tekrarlı kısmını otomatikleştirirken yasal sorumluluğu kontrolünüzde tutarsınız.
Sıkça Sorulan Sorular
- GİB e-Arşiv entegrasyonu nedir?
- GİB e-Arşiv entegrasyonu, e-ticaret siparişlerinizin e-Arşiv fatura sürecini GİB altyapısına bağlayan otomasyon katmanıdır. Sipariş verisinden fatura taslağını hazırlar ve onay/imza adımını düzenli bir kuyrukta toplar. Stokzone'da bu özellik, kullandığınız e-Arşiv veya ön muhasebe servisine bağlanarak çalışır.
- Stokzone faturayı benim yerime otomatik kesip imzalar mı?
- Hayır. Stokzone fatura taslağını otomatik hazırlar, ancak yasal SMS/e-imza adımını sizin yerinize otomatik atmaz. İmza, doğrulama kodunun yetkili kişiye gelmesini ve onun onayını gerektiren, kişiye bağlı yasal bir adımdır. Bu nedenle taslaklar imza kuyruğunda toplanır ve onayı siz tamamlarsınız.
- e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki fark nedir?
- e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı mükelleflere (genellikle B2B) düzenlenir. e-Arşiv ise mükellef olmayan nihai tüketicilere (genellikle B2C/pazaryeri satışları) düzenlenen ve GİB'e raporlanan faturadır. E-ticarette müşteriler çoğunlukla bireysel olduğundan en sık kesilen belge e-Arşiv faturadır.
- Stokzone bir muhasebe programı mı?
- Hayır. Stokzone tam bir muhasebe veya ERP programı değildir. Faturayı GİB'e ileten resmi taraf kullandığınız e-Arşiv/e-Fatura servisi ya da ön muhasebe yazılımınızdır. Stokzone bu servise sipariş verisini bağlar, fatura taslağını hazırlar ve süreci tek ekranda izlenebilir kılar.
- Fatura bağlayıcısı otomatik mi devreye girer?
- Bağlayıcı, siz servisinizi bağlayıp etkinleştirdiğinizde devreye girer; süreç tamamen sizin kontrolünüzdedir. Etkinleştirdiğinizde bağlayıcı olay tetikli çalışır: taslaklar ilgili sipariş olayı gerçekleştiğinde hazırlanır.
- Hangi e-Arşiv sağlayıcıları destekleniyor?
- Paraşüt, GİB e-Arşiv, BizimHesap, KolayBi, QNB eSolutions ve DİA gibi ön muhasebe/e-fatura çözümleri ile pazaryeri e-fatura servisleri (Trendyol e-Faturam, Hepsiburada E-Faturam) canlı olarak bağlanıp etkinleştirilebilir. Kullanmak istediğiniz sağlayıcıyı entegrasyonlar bölümünden bağlayarak devreye alabilirsiniz.
İlgili Yazılar
E-Fatura Nedir? E-Ticarette E-Fatura Rehberi
E-fatura, kâğıt faturanın yasal olarak geçerli elektronik karşılığıdır ve GİB sistemleri üzerinden kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenir. E-ticarette e-faturanın ne olduğunu, kimlerin kullandığını ve operasyona nasıl bağlandığını açıklıyoruz.
E-Arşiv Fatura Nedir, Nasıl Kesilir?
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (son tüketicilere) düzenlenen elektronik faturadır. E-arşiv faturanın ne olduğunu, nasıl kesildiğini ve e-ticaret operasyonuna nasıl bağlandığını açıklıyoruz.
E-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır?
E-fatura entegrasyonu, e-ticaret operasyonunuzu muhasebe/e-belge sağlayıcınıza bağlayarak fatura sürecini sipariş akışına ekler. Entegrasyonun adım adım nasıl kurulduğunu, nelere dikkat edilmesi gerektiğini açıklıyoruz.