E-Arşiv Fatura Nedir, Nasıl Kesilir?

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (genellikle son tüketicilere veya kayıtsız işletmelere) düzenlenen elektronik faturadır. E-fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir; fark, alıcının GİB e-fatura sistemine kayıtlı olmamasıdır. E-ticarette satışların büyük bölümü son tüketicilere yapıldığı için pratikte en sık kesilen belge e-arşiv faturadır.

Bu rehberde e-arşiv faturanın ne olduğunu, e-faturadan farkını, nasıl kesildiğini ve e-ticaret operasyonunuza nasıl bağlandığını adım adım açıklıyoruz.

E-arşiv fatura nedir?

E-arşiv fatura, GİB e-Arşiv uygulaması kapsamında düzenlenen, elektronik ortamda oluşturulup saklanan bir faturadır. E-fatura sisteminin temel farkı şudur: e-fatura yalnızca sisteme kayıtlı kullanıcılar arasında iletilirken, e-arşiv fatura sisteme kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenebilir. Alıcıya elektronik (e-posta) ya da kâğıt çıktı olarak iletilebilir; ancak belge yasal olarak elektronik formda oluşturulur ve arşivlenir.

E-arşiv fatura ile e-fatura arasındaki fark

İki belge de elektroniktir ve aynı hukuki sonucu doğurur. Temel fark alıcının kim olduğu ve belgenin nasıl iletildiğidir.

İki belge türünün ayrımını derinlemesine ele aldığımız E-Fatura ve E-Arşiv Farkı Nedir? yazısını da inceleyebilirsiniz.

E-arşiv fatura nasıl kesilir?

E-arşiv fatura, GİB portalı ya da GİB onaylı bir özel entegratör/muhasebe yazılımı üzerinden kesilir. Genel akış şöyledir:

1. Mükellefiyet ve hesap: E-arşiv kapsamına dahilseniz GİB portalına veya bir özel entegratöre kaydolursunuz.
2. Fatura bilgilerinin girilmesi: Alıcı bilgileri, ürün/hizmet, tutar ve KDV bilgileri girilir.
3. Belgenin oluşturulması: Standart formatta e-arşiv fatura belgesi oluşturulur.
4. Onay / imza: Belge mali mühür veya yetkili imza ile yasal olarak onaylanır.
5. İletim ve raporlama: Belge alıcıya iletilir ve GİB'e raporlanır; elektronik olarak arşivlenir.

E-ticarette e-arşiv süreci neden zorlayıcı?

Birden fazla pazaryerinde satış yapan bir işletmede her sipariş için ayrı ayrı e-arşiv fatura hazırlamak ciddi bir operasyon yüküdür. Tipik zorluklar:

• Her kanalın siparişini ayrı panelden alıp fatura bilgilerine dökme.
• Yüksek hacimde manuel veri girişinden kaynaklanan hata riski.
• Fatura ile sipariş kaydının ilişkilendirilmemesi, mutabakat zorluğu.
• Onay/imza adımının dağınık ve takipsiz yürütülmesi.

Stokzone ile e-arşiv süreci nasıl işler?

Stokzone, e-arşiv ve e-fatura süreçlerini provider-agnostik bir entegrasyon katmanı olarak ele alır; belirli bir sağlayıcıya kilitlenmez, kullandığınız muhasebe/e-belge sağlayıcısını bağlayabilirsiniz.

Muhasebe entegrasyonunuzu bağlayıp etkinleştirdiğinizde, sipariş akışınıza bir e-Arşiv/e-Fatura adımı eklenir; süreç tamamen sizin kontrolünüzdedir. Akış olay-tabanlı (event-driven) çalışır: ilgili sipariş olayında belge taslağı oluşturulur ve sürecinize aktarılır.

Bu yetenekleri E-Fatura özelliği sayfasında inceleyebilir, kurulum için E-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır? yazısına göz atabilirsiniz.

Özet

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (son tüketicilere) düzenlenen elektronik faturadır ve e-ticarette en sık kesilen belge türüdür. GİB portalı veya bir özel entegratör üzerinden oluşturulur; yasal geçerlilik için imza/onay adımı gerekir ve bu adım otomatik değildir. Stokzone'da fatura katmanı provider-agnostiktir; bağlayıp etkinleştirdiğinizde sipariş akışınıza taslak oluşturma ve imza kuyruğu adımı eklenir.