E-Fatura ve E-Arşiv Farkı Nedir?
E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki temel fark alıcının kim olduğudur: e-fatura kayıtlı mükellefler arasında, e-arşiv ise kayıtlı olmayan alıcılara (son tüketicilere) düzenlenir. Aradaki farkı tüm yönleriyle açıklıyoruz.
E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki temel fark alıcının kim olduğudur. E-fatura, GİB e-fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar (mükellefler) arasında düzenlenir; e-arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan alıcılara, yani genellikle son tüketicilere veya kayıtsız işletmelere düzenlenir. İkisi de elektroniktir ve aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
E-ticarette bu ayrımı doğru yapmak önemlidir, çünkü hangi belgenin kesileceği alıcının kaydına bağlıdır. Bu yazıda iki belge türünün farklarını alıcı, iletim, geçerlilik ve e-ticarette kullanım açısından karşılaştırıyoruz.
Temel fark: alıcının kaydı
Her iki belge de GİB sistemleri kapsamında düzenlenen elektronik faturadır. Belirleyici kriter, alıcının GİB e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığıdır:
- E-fatura: Alıcı, GİB e-fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse düzenlenir. Belge GİB altyapısı üzerinden alıcının posta kutusuna iletilir.
- E-arşiv fatura: Alıcı, e-fatura sistemine kayıtlı değilse (son tüketici veya kayıtsız işletme) düzenlenir. Belge e-posta ya da kâğıt çıktı olarak iletilebilir.
Kısaca
Karşı taraf e-fatura kullanıcısıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura. Belgenin türünü alıcı belirler, satıcının tercihi değil.
Karşılaştırma tablosu
| Özellik | E-fatura | E-arşiv fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | Kayıtlı mükellef | Kayıtsız / son tüketici |
| İletim | GİB e-fatura altyapısı | E-posta veya kâğıt çıktı |
| Belge formatı | Elektronik (standart) | Elektronik (standart) |
| E-ticarette sıklık | Daha az | Çok yüksek |
| Hukuki geçerlilik | Var | Var |
| Elektronik saklama | Zorunlu | Zorunlu |
| Kabul/ret süreci | Olabilir (ticari) | Yok |
Ortak noktalar
Farklarına rağmen iki belge türünün önemli ortak yönleri vardır:
- İkisi de kâğıt fatura ile aynı hukuki sonucu doğurur; tam olarak geçerlidir.
- İkisi de GİB'in tanımladığı standart elektronik formatta üretilir.
- İkisi de yasal süre boyunca elektronik olarak saklanır.
- İkisi için de yasal geçerlilik kazanması adına imza/onay adımı gereklidir.
Yasal imza her ikisinde de ayrı bir adımdır
Belgenin oluşturulması yasal geçerlilik kazandığı anlamına gelmez. Hem e-fatura hem e-arşiv tarafında belgenin mali mühür/yetkili imza ile onaylanması gerekir; bu adım kendiliğinden tamamlanmaz.
E-ticarette hangisi daha çok kesilir?
E-ticarette satışların büyük çoğunluğu son tüketicilere yapıldığı için pratikte en sık kesilen belge e-arşiv faturadır. Pazaryerinde alışveriş yapan bireysel müşterilerin çoğu e-fatura sistemine kayıtlı değildir; dolayısıyla onlara e-arşiv fatura düzenlenir. Yalnızca alıcının kayıtlı bir mükellef olduğu (örneğin kurumsal/toptan) satışlarda e-fatura gündeme gelir.
İki belge türünün ayrıntıları için E-Fatura Nedir? ve E-Arşiv Fatura Nedir? yazılarımızı inceleyebilirsiniz.
Stokzone iki belgeyi de operasyona nasıl bağlar?
Stokzone, muhasebe ve e-fatura/e-arşiv süreçlerini provider-agnostik bir entegrasyon katmanı olarak ele alır. Muhasebe entegrasyonunuzu bağlayıp etkinleştirdiğinizde, sipariş akışınıza bir e-Arşiv/e-Fatura adımı eklenir; süreç tamamen sizin kontrolünüzdedir. Belge türü (e-fatura mı, e-arşiv mi) alıcının durumuna göre belirlenir.
Süreç nasıl işler?
Entegrasyonu bağlayıp etkinleştirdiğinizde fatura adımı sipariş akışınıza olay-tabanlı olarak eklenir ve süreç tamamen sizin kontrolünüzdedir. GİB e-Arşiv tarafında yasal imza ayrı bir adımdır: belgeler taslak olarak oluşturulur, imza kuyruğuna alınır ve genellikle toplu olarak onaylanır.
Bu yetenekleri E-Fatura özelliği sayfasında inceleyebilir, kurulum için E-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır? yazısına göz atabilirsiniz.
Özet
E-fatura ve e-arşiv arasındaki temel fark alıcının kaydıdır: e-fatura kayıtlı mükellefler arasında, e-arşiv ise kayıtlı olmayan alıcılara (son tüketicilere) düzenlenir. İkisi de elektroniktir, aynı hukuki geçerliliğe sahiptir ve her ikisinde de yasal imza ayrı bir adımdır. E-ticarette en sık e-arşiv fatura kesilir. Stokzone'da fatura katmanı provider-agnostiktir; bağlayıp etkinleştirdiğinizde sipariş akışınıza uygun belge adımı eklenir.
Sıkça Sorulan Sorular
- E-fatura ve e-arşiv farkı nedir?
- Temel fark alıcının kim olduğudur. E-fatura, GİB e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir ve GİB altyapısı üzerinden iletilir. E-arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan alıcılara (son tüketici veya kayıtsız işletme) düzenlenir ve e-posta ya da kâğıt çıktı olarak iletilebilir. İkisi de elektroniktir ve aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
- E-ticarette e-fatura mı e-arşiv mi kesilir?
- E-ticarette satışların çoğu son tüketicilere yapıldığı için genellikle e-arşiv fatura kesilir. Çünkü bireysel müşterilerin çoğu e-fatura sistemine kayıtlı değildir. Alıcının kayıtlı bir mükellef olduğu kurumsal/toptan satışlarda ise e-fatura düzenlenir.
- E-fatura ve e-arşiv aynı hukuki geçerliliğe mi sahiptir?
- Evet. Her iki belge de kâğıt fatura ile aynı hukuki sonucu doğurur ve tam olarak geçerlidir. GİB'in tanımladığı standart elektronik formatta üretilir, yasal süre boyunca elektronik olarak saklanır ve her ikisinde de yasal geçerlilik için imza/onay adımı gereklidir.
- Hangi belgenin kesileceğine satıcı mı karar verir?
- Hayır, belge türünü alıcının durumu belirler. Alıcı GİB e-fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse e-fatura, kayıtlı değilse e-arşiv fatura düzenlenir. Bu, satıcının tercihine bağlı bir seçim değildir.
- Stokzone e-fatura ve e-arşivi ayırt eder mi?
- Stokzone muhasebe/e-fatura süreçlerini provider-agnostik bir entegrasyon katmanı olarak ele alır. Bağlayıp etkinleştirdiğinizde sipariş akışınıza bir e-Arşiv/e-Fatura adımı eklenir; belge türü alıcının durumuna göre belirlenir. GİB e-Arşiv tarafında yasal imza ayrı bir adımdır, belgeler taslak oluşturulup imza kuyruğunda onaylanır.
İlgili Yazılar
E-Fatura Nedir? E-Ticarette E-Fatura Rehberi
E-fatura, kâğıt faturanın yasal olarak geçerli elektronik karşılığıdır ve GİB sistemleri üzerinden kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenir. E-ticarette e-faturanın ne olduğunu, kimlerin kullandığını ve operasyona nasıl bağlandığını açıklıyoruz.
E-Arşiv Fatura Nedir, Nasıl Kesilir?
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (son tüketicilere) düzenlenen elektronik faturadır. E-arşiv faturanın ne olduğunu, nasıl kesildiğini ve e-ticaret operasyonuna nasıl bağlandığını açıklıyoruz.
E-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır?
E-fatura entegrasyonu, e-ticaret operasyonunuzu muhasebe/e-belge sağlayıcınıza bağlayarak fatura sürecini sipariş akışına ekler. Entegrasyonun adım adım nasıl kurulduğunu, nelere dikkat edilmesi gerektiğini açıklıyoruz.